Funktionen: Dokumente erstellen und verwalten

Auf diesen Bereich haben wir bei der Entwicklung von WinMACS besonderes Augenmerk gelegt. Das Erstellen und Verwalten von Dokumenten jeglicher Art wie beispielsweise Schriftsätze, Rechnungen und Mahnungen wird durch leistungsstarke und flexible Funktionen unterstützt und erleichtert so Ihre Arbeitsabläufe nachhaltig.

Dokumente erstellen

Zentrum dieses Programmteils bildet der Textprozessor – das Bindeglied zwischen WinMACS und dem Textverarbeitungsprogramm Word. Mit ihm erstellen Sie mühelos aktenbezogene Dokumente jeglicher Art – oder besser gesagt, der Textprozessor erstellt diese für Sie.

Als Basis dienen die Rohtexte, eine Sammlung von mitgelieferten und selbst erstellten Textvorlagen, die aus normalem Text und Platzhaltern bestehen.

Direkt aus der Akte wählen Sie den Rohtext, beispielsweise für einen Brief, einen Scheidungsantrag oder das PKH-Formular. Der Textprozessor füllt automatisch die Platzhalter, „füttert“ so das Dokument mit den Informationen der Akte und erzeugt ein aktenindividuelles Schriftstück.

Eine Vielzahl allgemeiner und Rechtsgebiet bezogener Rohtexte sind im Lieferumfang bereits enthalten.
Beispiele für mitgelieferte Rohtexte:

• Scheidungsantrag
• Pfändungs- und Überweisungsbeschluss
• Teilzahlungsvergleich
• HuK-Unfall-Fragebogen
• Klageantrag
• Honorarrechnung

und weit über 100 andere.

Beim Erstellen von Dokumenten agiert der Textprozessor fast schon „intelligent“. Auf bestimmte Sachverhalte in der Akte reagiert er selbständig und passt die Formulierungen an. Beispielsweise weiß er beim Erzeugen einer Untehaltsauskunftsklage, ob er Bilanzen oder Lohnabrechnungen anfordert. Bei vielen Dokumenten führt er einen Dialog mit Ihnen, stellt Fragen und komponiert aus Ihren Antworten passende Formulierungen, teilweise ganze Textabschnitte.

Aufgrund dieser erzeugt der Textgenerator Dokumente mit unterschiedlichen Inhalten, aber für den gleichen Zweck aus einem einzigen Rohtext heraus - je nachdem, wie Sie die Fragen im Dialog beantworten.
Natürlich können Sie das so erzeugte Dokument in Word noch individuell ergänzen und ändern.

Rohtexte kreieren

Die mitgelieferten Rohtexte sind nicht ausreichend? Die Formulierungen gefallen Ihnen nicht? Sie möchten Ihren Briefkopf einbinden? Kein Problem. Der Textgenerator unterstützt Sie effektiv dabei, bestehende Rohtexte anzupassen und neue zu erstellen.

Dokumente verwalten

Der Textmanager in der Akte übernimmt die Verwaltung der selbst erstellten Dokumente.

Um einen Dateinamen für das Dokument oder das Abspeichern brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Auch das erneute Öffnen und Bearbeiten Ihrer Dokumente erfolgt aus diesem Bereich heraus.

Das Versionskontrollsystem schützt vor Überspeicherung und erzeugt automatisch die nächste Version des gewünschten Dokumentes. Beispielsweise bleibt die Entwicklung eines Vertragsdokuments nachvollziehbar.

Besonders hilfreich ist auch die Funktion, Dokumente direkt per E-Mail zu versenden.