Arbeiten mit WinMACS: Datenstruktur

Die ausgeklügelte Struktur der Kanzleisoftware WinMACS bietet Ihnen ein Höchstmaß an Komfort und Flexibilität im Umgang mit Ihrem gesamten Datenbestand. Das bedeutet, dass die in einem Bereich erfasste Daten und Informationen Ihnen in allen anderen Bereichen zur Verfügung stehen.

Adressen beispielsweise werden aktenunabhängig verwaltet und können dann mit beliebigen Akten verknüpft werden. Fallspezifische Daten, die sich von Mandat zu Mandat ändern können (z.B. Gegenanwalt oder Schadensnummern), werden in Unterakten gespeichert.

Die Besonderheit an dieser flexiblen Datenstruktur ist die enge Verzahnung der einzelnen Programmteile. Sie erlaubt jederzeit den direkten Zugriff auf die gerade benötigten Informationen. Egal ob Sie von dem Adressbereich auf Forderungsdaten oder aus dem Terminkalender auf die entsprechende Akte zugreifen wollen.

Alle Daten (abgesehen von Textdokumenten) werden in einer leistungsfähigen SQL-Datenbank gespeichert und damit gleichzeitig vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Ein versehentliches Löschen oder Verschieben ganzer Dateien ist ebenso ausgeschlossen wie die „unbefugte Mitnahme von Daten“.

Ihre Vorteile

• Adressänderungen werden sofort in alle beteiligten Akten übernommen
• Auflistung aller Akten, an denen eine Adresse beteiligt ist
• Personenbezogene buchhalterische Auswertung
• Aktenübergreifende Forderungsübersicht zu jeder Person
• Separate Verwaltung fallspezifischer Daten
• Erstellung individueller Schriftstücke
• Hohe Zuverlässigkeit, Sicherheit und stetige Verfügbarkeit der Daten

Im Einzelnen:

Akte

In der Akte werden sämtliche Daten übersichtlich verwaltet. Zum Beispiel:

• Registernummer (Vergabe erfolgt automatisch oder manuell)
• alle Daten zu Beteiligten (beliebig viele Mandanten, Gegner, Drittbeteiligte)
• Referate für saubere Struktur des Aktenbestandes
• zuständiges Gericht für jede Instanz (mit Vorschlagautomatik, Aktenzeichen, Kammer oder Richter)
• Korrespondenzanwalt mit Ansprechpartner und AZ
• Verjährungsverwaltung
• Ablageverwaltung mit automatischem Ablagesystem
• Platz für freie Eingaben ("Notizzettel)
• und vieles mehr ...

Unterakte

Persönliche Daten, die sich aber von Mandat zu Mandat ändern können, werden in Unterakten gespeichert. Zum Beispiel:

• Ansprechpartner auf Seiten des Mandaten, Gegners oder Drittbeteiligten
• individueller Betreff jeweils für Schreiben an Mandant, Gegner oder Drittbeteiligten
• eigenes Aktenzeichen des Beteiligten für den konkreten Fall
• Gegenanwalt samt Aktenzeichen und Sachbearbeiter
• Schadensnummer der Versicherung

Adressen

Die Adressen werden separat von Akten gespeichert. Sie enthält unter anderem:

• Anschrift (mit PLZ-Suchfunktion) und individueller Brief-Anrede
• Kommunikationsdaten (Tel., Fax, Handy, E-Mail, Homepage)
• Rechtsschutzversicherung und Versicherungsnummer
• Amtsgerichtsbezirk des Wohnortes (mit Vorschlag-Automatik)
• Berechtigung zum Vorsteuerabzug, Familienstand, Geburtsdatum usw.
• Bankverbindung
• zusätzliche Korrespondenzadressen (per Mausklick aktivierbar)
• Liste aller Akten, an denen die Adresse beteiligt ist
• kumulierte Aktensalden aller Akten, an denen die Adresse beteiligt ist